Quelles sont les formalités obligatoires quand on embauche?

Vous avez décidé d’agrandir votre équipe et prévu la rémunération d’un nouvel employé*, tout est presque prêt! Presque… puisque vous êtes soumis à un certain nombre d’obligations juridiques, fiscales et surtout sociales en tant qu’employeur:

1/ Rédiger et signer un contrat de travail, puis en remettre un exemplaire au salarié, accompagné de la convention collective applicable (que vous trouverez en ligne grâce à votre code APE).

2/ Avant l’embauche, établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) directement en ligne auprès de l’Urssaf (sauf exception), le cas échéant simplifiée pour les TPE-PME grâce au Titre emploi-service entreprise (Tese, si moins de 9 salariés), Titre emploi simplifié agricole (Tesa) ou Titre emploi forain (TEF). Notez que ces titres simplifient aussi les autres déclarations sociales.

La DPAE vous permet:

• de vous immatriculer en tant qu’employeur au régime général de sécurité sociale, au régime d’assurance chômage et à un service de santé au travail
• d’immatriculer le salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie
• demander la visite médicale d’embauche de votre salarié
• d’affilier le salarié auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire (si votre convention collective n’en prévoit pas, vous pouvez la choisir librement dans la liste officielle qui vous sera fournie)

3/ Informer l’inspection du travail par LRAR s’il s’agit du premier salarié

4/ Inscrire le nouveau salarié sur le registre unique du personnel et les autres registres obligatoires (livre de paie, registre du CHSCT, registre des délégués du personnel)

5/ Si l’entreprise a plus de 50 salariés, effectuer une déclaration des mouvements de main d’oeuvre (pas nécessaire dans les autres cas)

6/ Organiser la visite médicale d’embauche avant la fin de la période d’essai, voire avant l’embauche dans certains cas (femme enceinte, travailleur de nuit, travailler handicapé, jeune de moins de 18 ans…)

7/ Le cas échéant, selon ce qui a été mis en place dans votre entreprise: affilier le salarié à votre régime de prévoyance, et/ou remettre au salarié un livret d’épargne salariale, et/ou remettre au salarié un bordereau individuel d’accès à la formation (BIAF), etc.

8/ Grâce au portail NetEntreprise, procéder

• chaque trimestre, à la télédéclaration et au télépaiement des charges sociales (DUCS)
• une fois par an, à la déclaration annuelle des données sociales (DADS), récapitulant vos effectifs et les montants des salaires versés.

*Attention: les formalités et conditions diffèrent s’agissant de l’embauche d’un stagiaire.

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